Dr.DOC® 25.0

1. Dr.DOC® 25.0 Serverbasierter Ordner-Import mit automatischer Vorgangs-Zuordnung
2. Dr.DOC® 25.0 ODBC-Thesaurus

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Die neue Version Dr.DOC® 25.0 bietet zahlreiche Neuerungen für ein noch höheres Maß an Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.

Dr.DOC® 25.0 kann dank der **neu implementierten Schnittstellen** noch besser integriert werden in Dritt-Applikationen. Die Dr.DOC® 25.0-Schnittstellen gewährleisten die Kompatibilität zu **MS Office® 2019** ebenso wie die nahtlose Integration der **E-Mail-Archivierung** für **Outlook 2019**. Die Dr.DOC® 25.0 **Scan-Schnittstelle** unterstützt den **Belegexport für Buchungssysteme**. Buchungsbelege können in einem Arbeitsgang in Dr.DOC gescannt und archiviert sowie zusätzlich als Datei exportiert werden für den anschließenden Import in ein (Online-) Buchungssystem. Mit dem neuen Dr.DOC® 25.0 **Server Ordner-Import** können aus mehreren Vorgangsordnern Dokumente importiert werden unter automatischer Übernahme der Vorgangsnummer aus dem jeweiligen Ordnernamen. Damit können beispielsweise auftragsbezogene Dokumente archiviert werden unter automatischer Auftrags-Zuordnung anhand der Auftragsnummer aus dem Ordnernamen. Mit der neuen **DrDOCToSQL-Schnittstelle** (kostenpflichtiges Zusatzmodul) können zeitgesteuert Daten aus Dr.DOC in SQL-Datenbanken geschrieben werden. Für in Dr.DOC verwaltete Dokumente können Profildaten beispielsweise in den zugehörigen Vorgangsdatensatz im ERP-System eingetragen werden. Der neue Dr.DOC® 25.0 **ODBC-Thesaurus** ermöglicht den Lesezugriff auf Live-Daten in ERP-Systemen. Dadurch kann Dr.DOC® in den Thesaurus-Listen die aktuellen Stammdaten aus dem angebundenen ERP-System zur Verfügung stellen.

Die Highlights der neuen Version Dr.DOC® 25.0 im Überblick:

• Kompatibilität der Schnittstellen zu Office 2019 sowie nahtlose Integration
  der E-Mail-Archivierung für Outlook 2019
• Scan-Schnittstelle mit Belegexport für Buchungssysteme
• Serverbasierter Ordner-Import mit automatischer Vorgangs-Zuordnung
• DrDOCToSQL-Schnittstelle
• ODBC-Thesaurus

Im Folgenden werden die **Neuerungen in Dr.DOC 25.0** in der angegeben Reihenfolge vorgestellt:

* **Scan-Schnittstelle mit Belegexport für Buchungssysteme** * **Serverbasierter Ordner-Import mit automatischer Vorgangs-Zuordnung** * **ODBC-Thesaurus**

**Dr.DOC® 25.0 Scan-Schnittstelle mit Belegexport für Buchungssysteme**


Funktionalität: Die Dr.DOC® 25.0 **Scan-Schnittstelle** unterstützt den **Belegexport für Buchungssysteme**. Buchungsbelege können in einem Arbeitsgang in Dr.DOC gescannt und archiviert sowie zusätzlich als Datei exportiert werden für den anschließenden Import in ein (Online-) Buchungssystem. Die Exportfunktion kann dahingehend konfiguriert werden, dass ausschließlich die zu buchenden Beleg-Arten wie Rechnungen und Gutschriften exportiert werden. Die Buchungsbelege werden unmittelbar nach dem Einscannen und Archivieren exportiert für den sofortigen Import in das jeweilige (Online-) Buchungssystem zur zeitnahen Buchung.

Konfiguration:
1) Zuweisung der Dokument-Arten, für welche der Export ausgeführt werden soll
Auf dem Dr.DOC-Server den Dr.DOC Server-Prozess beenden und als User PUBLIC im Administrations-Modus folgende Schritte ausführen:
1.1) Betreffendes Archiv wählen
1.2) Menüpunkt "Einstellungen/Feldauswahl TreeView" aufrufen
Neue Feldauswahl für „Feldinhaltspezifische Einstellungen“ erstellen (Beispielname: SCANEXPORT) und darin in dem betreffenden Feld die zu exportierenden Dokument-Arten eintragen, getrennt durch das Zeichen | (Beispiel: Rechnung|Gutschrift):

1.3) Für die neu erstellte Feldauswahl unter "Feldauswahl verfügbar für" die Option "Einstellungen: Neueingabe/Scanner-Export" aktivieren.

Anschließend Dr.DOC schließen und den Dr.DOC Server-Prozess wieder starten.




**2) Konfiguration Neueingabe/Scanner-Export** Am Scan-PC den Dr.DOC Client starten und als User PUBLIC im Client/Server-Modus folgende Schritte ausführen: 2.1) Betreffendes Archiv wählen 2.2) Dialog "Einstellungen/Dateiexport" öffnen:
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Darin folgende Einstellungen vornehmen: 2.3) Optional: Unter „Feldinhalt als Dateinamen verwenden“ den Feldnamen des Feldes zuweisen, dessen Inhalt als Dateiname ausgegeben werden soll. 2.4) Unter „Verwenden für“ die Option "Neueingabe/Scanner-Export" aktivieren und über die dazugehörige Schaltfläche "Einstellungen" den Dialog "Einstellungen Neueingabe/Scanner-Export" öffnen:






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Darin folgende Einstellungen vornehmen: 2.5) Die Optionen "Dokumente exportieren" sowie "Mehrseitige Bilddateien" aktivieren und den gewünschten Dateityp auswählen. 2.6) Den gewünschten Zielpfad eingeben 2.7) In dem Abschnitt "Feldauswahlen für Feldinhaltspezifische Einstellungen" / Neueingabe/Scanner-Export" die in Schritt 1 erstellte Feldauswahl (Beispielname: SCANEXPORT) hinzufügen zu „Zugeordnete Feldauswahlen “.




### 1\. Dr.DOC® 25.0 Serverbasierter Ordner-Import mit automatischer Vorgangs-Zuordnung

Funktionalität:
Mit dem neuen Dr.DOC® 25.0 Server Ordner-Import können aus mehreren Quell-Ordnern (Vorgangsordnern) Dokumente importiert werden unter automatischer Übernahme des jeweiligen Ordnernamens als eindeutige Vorgangskennung. Damit können beispielsweise auftragsbezogene Dokumente archiviert werden unter automatischer Auftrags-Zuordnung anhand der Auftragsnummer aus dem Ordnernamen.

Der Dr.DOC Server Ordner-Import verarbeitet alle Quell-Ordner in einem vorgegebenen Pfad, so dass für die einzelnen Quell-Ordner keine Import-Konfiguration erstellt werden muss. Im laufenden Betrieb neu erstellte Quell-Ordner werden automatisch verarbeitet.


Konfiguration: **1) Einstellungen/Feldauswahl für Feldvorbelegung** Als User PUBLIC eine neue Feldauswahl für Feldvorbelegung anlegen (Beispielname: ORDNERIMPORT). Die hier erstellte Feldvorbelegung wird weiter unten zugewiesen (s. Punkt 3: Feldvorbelegung=ORDNERIMPORT) 1.1) Konfiguration der automatischen Übernahme des jeweiligen Ordnernamens Anwendungs-Beispiel: Der Ordnername besteht aus der Auftragsnummer und die Ordner befinden sich in dem Pfad **O:\\**. In das entsprechende Profildatenfeld (beispielsweise "Auftragsnummer") folgenden String eintragen: **%FF1%** Erläuterung zu %FF1%: Die Zahl gibt die Ordner-Ebene im Dateisystem an, in welcher sich die Quell-Ordner befinden. Für den Beispielpfad **O:\\** befinden sich die Quell-Ordner in der ersten Dateisystem-Ebene. 1.2) Konfiguration der automatischen Übernahme des jeweiligen Dateinamens einschließlich Extension in ein Profildatenfeld In das betreffende Profildatenfeld folgenden Wert eintragen: **%F%**
**2) DOCUIMP.ini** Falls die DOCUIMP.ini bereits vorhanden ist im KOMM-Ordner: Darin einen zusätzlichen Ordner-Abschnitt einfügen und den Wert für **LESEN=** entsprechend erhöhen. Ansonsten die DOCUIMP.ini neu anlegen im KOMM-Ordner.
In dem Ordner-Abschnitt folgende Zuweisung vornehmen: DOCUMENTS=\ INI=\
Beispiel für o. g. Anwendungs-Beispiel mit Pfad zu Ordnern ist gleich O:\\:

DOCUMENTS=O:\
INI=OrdnerImport

**3) Ordnerspezifische Import.ini** 3.1) Aktivierung des Imports von **PDF**-Dokumenten aus Quell-Ordnern in einem bestimmten Pfad mit automatischer Übernahme des jeweiligen Ordnernamens in ein Profildatenfeld
> **[DOCU\_IMPORT]** > **FOLDERIMPORT=1** > >
> [ASCII\_IMPORT] > SectionName=EXTENSION > MaxAnzahl=0 > >
> [PDF] > Archiv=C:\\DrDOC\\BUSINESS\\KOMM\\SERVER\\briefe > Feldvorbelegung=**ORDNERIMPORT** > LinkNr=AutoLink > DokumenteImportieren=1 > DateiTypDokumente=**PDF** > NCI\_Komp=1 > Scanjob=0 > DokumentTrenner= > BarcodeTrennung=0 > **FFX\_SUPPORT=1**
3.2) Aktivierung des Imports von **beliebigen Dokument-Typen** aus Quell-Ordnern in einem bestimmten Pfad mit automatischer Übernahme des jeweiligen Ordnernamens in ein Profildatenfeld
> **[DOCU\_IMPORT]** > **FOLDERIMPORT=1** > >
> [ASCII\_IMPORT] > SectionName=EXTENSION > MaxAnzahl=0 > >
> [\*] > Archiv=C:\\DrDOC\\BUSINESS\\KOMM\\SERVER\\briefe > Feldvorbelegung=**ORDNERIMPORT** > LinkNr=AutoLink > DokumenteImportieren=1 > DateiTypDokumente=**\*** > NCI\_Komp=1 > Scanjob=0 > DokumentTrenner= > BarcodeTrennung=0 > **FFX\_SUPPORT=1**



### 2\. Dr.DOC® 25.0 ODBC-Thesaurus

Funktionalität:
Der neue Dr.DOC® 25.0 ODBC-Thesaurus ermöglicht den Lesezugriff auf Live-Daten in ERP-Systemen. Dadurch kann Dr.DOC® in den Thesaurus-Listen die aktuellen Stammdaten aus dem angebundenen ERP-System zur Verfügung stellen. Die für die Dokument-Zuordnung erforderlichen Daten wie Kunden- und Lieferanten-Stammdaten oder Artikelnummern sind stets auf dem aktuellsten Stand.

Aktivierung: Die Aktivierung erfolgt über folgenden Eintrag in der **clientcfg.ini** im **ADDONS**-Ordner im lokalen Dr.DOC Arbeitsverzeichnis: [ODBC] Thesaurus=1
(Aktivierung der automatischen Verteilung der **clientcfg.ini** durch den Dr.DOC-Server-Prozess: **clientcfg.ini** in **ADDONS**-Ordner im lokalen Dr.DOC Arbeitsverzeichnis des Dr.DOC-Server-Prozesses einfügen.)


Konfiguration: Menüpunkt „Einstellungen/ODBC-Thesaurus…“: In dem Dialog „Thesaurusdefinition“ unter „ODBC-Quelle“ die gewünschte SQL-DB auswählen und anschließend die gewünschten Konfigurationseinstellungen vornehmen.