Dr.DOC enthält alle technischen Voraussetzungen für einen sicheren Betrieb und revisionssichere Archivierung nach gängigen Compliance-Anforderungen.

Wir haben Dr.DOC in den letzten 40 Jahren konsequent nach hochspezifischen Kundenanforderungen (u.a. aus hochregulierten Branchen und Märkten, wie z.B. Luft-/Raumfahrt, Medizintechnik, Pharma) weiterentwickelt, und diese technisch möglichst allgemein implementiert.
Damit haben Dr.DOC Kunden Zugriff auf Best Practices, die nicht nur regulatorische Compliance-Anforderungen erfüllen, sondern haben zusätzlich einen echten Nutzen und Mehrwert, wie z.B. Sicherheit, Qualität und Kontrolle.

Inhalt

1. Ziel
2. Glossar
3. Beschreibung
4. Beispiel
   1. Änderungen
   2. Kriterien/Anforderungen
   3. Assets
   4. Abläufe
5. Risikomanagement
   1. Prozess zur Risikominderung
   2. Compliance und Regulatorisches Umfeld
   3. Schadensbewertung: Schadensbetrag und Eintrittswahrscheinlichkeit
   4. Risiken

1.) Ziel

Ziel diese Dokuments ist die allgemeine Dokumentation zur Erreichung optimaler Produktsicherheit, u.a. durch Sicherstellung der Korrektheit (Unversehrtheit) von Daten und der korrekten Funktionsweise vom ECM/DMS System Dr.DOC.

Bei aller Sorgfalt erhebt dieses Dokument keinen Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Dieses Dokument hat zusätzlich den Zweck, Dr.DOC Kunden einen geeigneten Rahmen zu geben, bei der Implementierung einer z.B. ISO/IEC 27001, ISO 9001 / DIN EN 9100 / DIN EN 9110, EU 2017/745 MDR, GMP oder EU Vo 748/2012 mit klassischen Aufzeichnungspflichten.

2.) Glossar

Revisionssicherheit

Revisionssicherheit bezieht sich auf die Aufbewahrung von digitalen Informationen (z.B. Prüfberichte, Rechnungen oder Verträge). Diese muss so erfolgen, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.

Eine genaue Definition des Begriffes "Revisionssicherheit" liefert der deutsche Gesetzgeber nicht. Jedoch kann man in Ableitung an das HGB, der AO und den GoBD folgende Kriterien und Anforderungen für das Konzept der Revisionssicherheit entnehmen (siehe Kriterien und Anforderungen).

Es geht um das Sicherstellen samt Nachweis, dass ein Dokument weder verloren geht noch verändert wird. Das betrifft z.B. den Eingang eines Dokuments in ein Archiv, bis hin zur endgültigen Langzeitarchivierung/Speicherung.

3.) Beschreibung

Zielgruppe:
Dr.DOC ist ein DMS/ESM System primär für Unternehmen und Behörden (Organisationen).

Komponenten:
Die DMS Komplettlösung Dr.DOC besteht aus den folgenden Produkten und Funktions-Komponenten:

• Produkt: Dr.DOC Netzwerk Client/Server
  • Modul/Lib: Dr.DOC Server API
  • Modul/Service: Dr.DOC Netzwerk Server
    • Hotfolder Import
      • Spool Import
      • Ascii/Xml/Csv Import
      • Docu Import
    • Auto Export
    • SAP Content Server
    • Versionsverwaltung
    • Workflow
  • Modul/App: Dr.DOC Netzwerk Client
    • Modul: Scan
    • Modul: FA/VB
    • Modul: Outlook Plugin
    • Modul: TAPI
    • Modul: Externfunktion
  • Modul/Lib: siehe intern
  • Modul/Tools: siehe intern
• Zusatzmodul/Produkt: Dr.DOC Web
  • Service
    • Modul: E-Mail Service (IMAP Archivierung und SMTP)
    • Modul: Anmeldung und Benutzer Sync via AD Service
    • Modul: Restic Backup Service
    • Modul: Document Encoder Service
  • Controller/API
    • Modul: REST Crud/Meta Controller/API
    • Modul: REST Document Controller/API
    • Modul: REST User Controller/API
    • Modul: RPC Controller/API
    • Modul: DAV Controller/API (CalDAV/CardDAV/WebDAV)
    • Modul: OCSP/CRL/Cert Controller
    • Modul: WebNode (Rendering)
      • Modul: RecOut Belegerzeugung
  • Client APIs
    • Modul: Ollama Ai API
  • Tools:
    • Modul: DocWorker für OCR
  • Modul/Lib: siehe intern

Eine Dr.DOC Archivumgebung besteht aus:

• einer Benutzerverwaltung (*.BVD Datei) auf dem Dateisystem des Servers
  • Rechten und Rechtebezeichnern:
    • Benutzerrechte: Zugangsberechtigung zum Dr.DOC Benutzermanager
    • Archivrechte
    • Feldrechte
    • Datensatzrechte
    • Datensatzspezifische Rechte
  • Darin eingetragene Rechtssubjekte:
    • Benutzer: können sich anmelden, Rechte direkt haben oder erben
    • Gruppen: können Rechte Benutzer vererben und WF Bearbeiter/User klammern
    • Rollen: können Benutzern Rechte ohne Hierarchie vererben und WF Bearbeoter klammern
  • Darin eingetragenen Rechtsobjekte (*.BVP Datei):
    • Archive:
      • ein Archiv hat mehrere Felder (z.B. Belegnummer)
        • ein Feld hat mehrere Feldeigenschaften (z.B. Datentyp, Nummerngenerator)
      • ein Archiv hat mehrere Feldauswahlen mit Bezeichner (z.B. Suchvorlage, Sortierung, Auswahlliste)
      • und mehrere Dokumenten Container (NCI und CI)
      • Metadaten (Liste an Datensätzen)
        • Ein Datensatz hat:
          • mehrere Feldwerte/Feldinhalte
          • Dokument: Verlinkung zum Dokumentencontainer
          • OCR-Text
          • ggf. Besitzer

Sicherheitshinweise:
Sicherung: Alle Dr.DOC Verzeichnisse MÜSSEN regelmäßig, vollständig gesichert werden (Datensicherung/Backup); ggf. zusätzlich verschlüsselt, an einen anderen Standort (z.B. wegen Feuer, Krieg).
Vor einer Reorganisation sollte eine Datensicherung erfolgen, da sich der Zustand bestehender Metainfos und ggf. Dokumente ändern kann (z.B. bei geplanter, vollständigen Dok. Löschung aus dem Container).
Dr.DOC-Berechtigungen: Die Option im Benutzermanager -> Benutzer -> Tab "Beschreibung" -> Checkbox "Zugangsberechtigung für Benutzer-Manager" sollte sehr restriktiv verwendet werden (Admin kann u.a. Rechte ändern und ausweiten). Wir empfehlen, die Option im Benutzermanager -> Benutzer -> Tab "Beschreibung" -> Checkbox "Automatische Anmeldung mit Netzwerk-Anmeldenamen" zu deaktivieren (default), sofern kein AD mit Domaincontroller sicher eingerichtet ist und in Dr.DOC korrekt angebunden wurde. Berechtigungen im Dr.DOC Benutzermnager sind additiv.
-> Tipp: wir empfehlen grundsätzlich:

1. Archivverbindungen sollten i.d.R. nur einmal in einer Wurzel/Root Gruppe angelegt ("verbunden") werden.
2. Definieren Sie auf Ebene der obersten Wurzel/Root Gruppe, einen "gemeinsamen Nenner" an Rechten (z.B. als Standard Archiv- und Datensatzrecht), die alle Mitglieder haben dürfen.
3. Geben Sie Rechte den berechtigten Benutzern möglichst über Gruppen (additiv) und nicht den Benutzer direkt, da sich Berechtigungen der Mitarbeiter ändern können oder an Rollen gebunden sind.
   Beispiel: ein berechtigter Benutzer soll nur einzelne Datensätze eines Archivs sehen dürfen.
   Änderungen: Archivrecht -> Archiv wählen auf "ja" für Mitglieder einer Abteilung; im Standard-Datensatzrecht alle Rechte nehmen (verbieten) und nur für berechtigte Dr.DOC Benutzer/Gruppen Rechte bestimmte Rechte geben (erlauben), über Datensatzrechte oder Datensatzspezifische Rechte (%B% für eingetragen WF Bearbeiter); Rechte vererben über Gruppenmitgliedschaften nach Abteilung, Rolle, Funktion.

Prüfen und testen Sie die einzelnen Rechte (z.B. Datensatzrechte) der Dr.DOC Benutzer/Gruppen, ob die gemachten Konfigurationsänderungen im Benutzermanager Ihren Anforderungen entsprechen. Bitte beachten Sie, dass eine Änderung von Feldinhaltsspezifischen Datensatzrechten am Server, logischerweise auch die gesetzen/verknüpften Berechtigungen ändert, da dadurch die Bedingung geändert wird, wann/ob ein Recht greift.
Wenn Sie Feldauswahlen als Dr.DOC Benutzer PUBLIC ändern/anlegen, sind diese Feldauswahlen für alle Dr.DOC Benutzer sichtbar und wirksam (Als Vorlage). Ein Dr.DOC Benutzer kann eine benutzerspezifische Feldauswahl angelegen und damit die Vorlage vom Benutzer PUBLIC für sich überladen.
-> Prüfen Sie regelmäßig:

1. Alle Log-Dateien im Dr.DOC Temp Verzeichnis auf Fehler und Warnungen.
2. Dr.DOC Web logs-Verzeichnis auf Fehler und Warnungen.
3. Alle Dateien im Dubletten/Fehler Verzeichnis, z.B. im KOMM\Arbeit Verzeichnis.
4. Dubletten/Fehler IMAP Verzeichnisse aus der E-Mail-Archivierung.

Wechselwirkung mit anderen Produkten:
Virenscanner: Virenscanner können während/nach der Installation wichtige Systemdateien entfernen oder zu archivierende Dokumente aus dem Hotfolder entfernen.
Netzwerk Ports: Netwerkports werden von Dr.DOC exklusiv gebunden.Bitte achten Sie darauf, einen Port nur von einer App/Dienst zu belegen (und wenn doch, siehe Logs nach Fehlermeldungen).
TOTP oder TLS/X509 Zertifikatefehler: Bitte prüfen Sie die Uhrzeit Ihres Endgeräts und des Dr.DOC Servers. Die Uhrzeit MUSS Synchron sein.

Wechselwirkung mit Betriebssystem:
Betriebssystem: Dr.DOC benötigt ein Microsoft Windows Betriebssystem mit x86 Prozessorarchitektur (32 Bit oder 64 Bit), mindestens Windows 7 oder Windows Server 2012.
Dateisystem: Dr.DOC kann nur ordnungsgemäß funktionieren, wenn ausreichend Speicherplatz auf der Festplatte vorhanden ist. Andernfalls können keine Dokumente archiviert werden. Dr.DOC benötigt keine Dateifreigabe auf der Server Maschine, auf der ein Dr.DOC Server läuft. Der Hotfolder Import lässt sich auf einem anderen Gerät realisieren (pull).
Das Dr.DOC System-Verzeichnis (z.B. C:\DrDOC\SYSTEM) darf für Clients NICHT beschreibbar/veränderbar sein; also höchstens Read-Only lesbar sein, wenn ein "geteiltes System-Verzeichnis" gewünscht ist. Alle Dr.DOC Archiv-Verzeichnisse und alle anderen Dr.DOC Verzeichnisse auf dem Server MÜSSEN geschützt werden und dürfen für den Client NICHT zugreifbar sein.
Auch kann Dr.DOC nur so sicher sein, wie das System/Plattform/Betriebssystem/VM, auf der Dr.DOC läuft.
Kommunikation: Alle Dr.DOC Produkte kommunizieren zwischen Client und Server über TCP/IP Sockets. Dr.DOC Produkte kommunizieren untereinander über Mutex, Dateien und Netzwerk Sockets. Alle anderen Netzwerk-Ports und Dienste werden von Dr.DOC nicht direkt benötigt. Bis auf die von Dr.DOC verwendeten, gebundenen TCP/IP Ports kann aus Dr.DOC Sicht ein großteil aller Dienste und Port deaktiviert/geschlossen werden.
Dr.DOC benötigte grundsätzlich keine Windows Server CALs für Dr.DOC Benutzer; Windows CALs sind nur im Terminal-Betrieb notwendig.

Lizenz und Version:
Ihre Produktversion und Lizenz erkennen Sie unter:

• Dr.DOC Netzwerk Client: Menü / Hilfe / Info über Dr.DOC..
• Dr.DOC Web: Menü / Einstellungen / Lizenz

Mehr:
Siehe Benutzerhandbuch in Ihrer Dr.DOC Installation (Handbuch\D).

Konformitätserklärung:
Hiermit erklären wir als Hersteller, dass das Produkt "Dr.DOC Netzwerk Client/Server" (z.B. Dr.DOC N50 Lizenz) und "Dr.DOC Web" der GPSR (EU) 2023/988 entspricht.
München, 11.04.2025

Hersteller:

Dr.DOC GmbH
Geschäftsführung / Tobias Pfaff
Hesseloherstr. 9
D-80802 München
Email: info[at]drdoc.com

4.) Beispiel

4.1.) Änderungen

Intern: Siehe Dr.DOC Versionsverwaltung Sperr- / Freigabehistorie.
Beipiel:

4.2.) Kriterien und Anforderungen

1. Verfügbarkeit
   1. Sicherung vor Verlust
   2. Dokumentation des Verfahrens
   3. Sicherheit des Gesamtverfahrens
2. Vertraulichkeit
   1. Zugriffsschutz / Nutzung nur durch Berechtigte
   2. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen / Löschung nur durch Berechtigte nach Ablauf der Frist
3. Integrität
   1. Datenintegrität (Unversehrtheit von Daten).
      1. Vollständigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.1)
      2. Richtigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.2)
   2. Systemintegrität (korrekte Funktionsweise des IT-Systems)
      1. Nachvollziehbarkeit / Prüfbarkeit / Nachprüfbarkeit (GoBD-Kapitel 3.1)
      2. Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnungen (GoBD-Kapitel 3.2.3)
      3. Ordnung (GoBD-Kapitel 3.2.4)
   3. Unveränderbarkeit / Schutz vor Veränderung und Verfälschung (GoBD-Kapitel 3.2.5)

4.3.) Assets

Bitte entsprechend anpassen!

4.4.) Ablauf

Ein Ablauf definiert z.B. Zustandsänderungen von Assets.

4.4.1.) Lebenszyklus eines Eingangsdokuments (Beispiel)

5.) Risikomanagement

5.1.) Iterativer Prozess zur Risikominderung

• Risikoanalyse:
  • Festlegung der Grenzen
  • Identifizierung der Gefährdungen
  • Risikoeinschätzung (Schadenspotential)
  • Risikobewertung (Eintrittswahrscheinlichkeit)
• Wurde das Risiko hinreichend vermindert?
  • Ja
    • Dokumentation
    • Ende
  • Nein
    • Risikominderung durch:
      1. Inhärent sichere Konstruktion
      2. Technische Schutzmaßnahmen
      3. Benutzerinformation
• Wurde die vorgesehene Risikominderung erreicht?

5.2.) Compliance und regulatorisches Umfeld

Sofern Sie KI Funktionen nutzen, muss ggf. der AI-Act der EU erfüllt werden. Dafür sollte in einem ersten Schritt das Risikopotenzial durch KI Verwendung ermittelt werden. i.d.R. haben Dr.DOC Anwendungen/Implementierungen ein "Minimales Risiko" bis "Begrenztes Risiko" ohne "systemisches Risiko" nach EU AI Act.
Dabei gilt: je höher das Risiko, desto strenger die Anforderungen.

5.3.) Schadensbewertung: Schadensbetrag und Eintrittswahrscheinlichkeit

Bitte entsprechend anpassen!

Schadensbetrag:

Eintrittswahrscheinlichkeit:

Risikoklassen:
Definition: Auswirkungen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage von [...].

• sehr sehr gering
• sehr gering
• gering
• mittel
• hoch

5.4.) Risiken