E-Mail-Archivierung

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Rechtssicher und Nachvollziehbar

Beispiel Ablauf einer E-Mail-Archivierung
Lösung
Technologien und Produkte: Mit Dr.DOC gibt es viele E-Mail-Archivierungs-Möglichkeiten
Vorteile
Implementierung und technische Anbindung

Verlieren Sie Zeit und Geld mit der manuellen Bearbeitung von E-Mails?
Kämpfen Sie mit Compliance-Anforderungen (GoBD, AO), dem Risiko von Datenverlust und vollen E-Mail Postfächern?

Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre E-Mail-Archivierung automatisieren, Compliance sicherstellen und wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben freisetzen.

1. Beispiel Ablauf einer E-Mail-Archivierung

IMAP-Integration: E-Mails werden automatisch aus Ihrem Posteingang abgerufen.
KI-Klassifizierung, Vorbelegung: Unsere KI klassifiziert und verschlagwortet Ihre E-Mails automatisch. Mit ihrer lokalen KI oder Cloud.
Archivierung: Die E-Mails werden revisionsicher in Ihrem Archiv gespeichert.
1. Der E-Mail-Anhang wird abgetrennt und z.B. als Eingangsrechnung weiterverarbeitet.
Workflow: Ein einfacher Freigabeworkflow (z.B. für Eingnagsrechnungen) stellt die korrekte Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit sicher.

2. Lösung

Die Dr.DOC E-Mail-Archivierung optimiert nachhaltig die Sicherheit, Verfügbarkeit und Durchsuchbarkeit aller unternehmensrelevanten E-Mails.
Alles Automatisierungsgrade von manuell bis vollautomatisiert sind möglich.
Hierfür bietet Dr.DOC die automatisierte regelbasierte IMAP Archivierung, ein AddIn für die manuelle, eine integrierte Server Schnittstelle für die automatische regelbasierte, sowie die manuelle Drag & Drop Archivierung an.

3. Technologien und Produkte: Mit Dr.DOC gibt es viele E-Mail-Archivierungs-Möglichkeiten

Produkt	Modul	Besonderheiten
Dr.DOC Web + Dr.DOC Netzwerk (C/S)	Drag and Drop	Manuell/Vorgangsbezogen, alle E-Mail Felder werden automatisch verschlagwortet. Dr.DOC zeigt die E-Mails unmittelbar nach der Drag & Drop-Übernahme für die weitere Bearbeitung an. Die Drag & Drop-E-Mail-Archivierung ist ohne Konfiguration sofort einsatzbereit!
Dr.DOC Netzwerk (C/S)	Dr.DOC Outlook Plugin (Desktop App)	Vorgangsbezogene oder automatische Archivierung in MS Outlook/Plugin via Dr.DOC Netzwerk Client. Einfach die E-Mail oder Anhang über das mitgelieferte AddIn per Knopfdruck ablegen.
Dr.DOC Netzwerk (C/S)	Dr.DOC Server Import	Automatisierte Archivierung am Dr.DOC Netzwerk Server via Dateiimport Einfach die E-Mail vollautomatisch regelbasiert abholen lassen!
Dr.DOC Web	Dr.DOC Web E-Mail-Archivierung (IMAP)	Automatisierte, regelbasierte Archivierung am Dr.DOC Web Server via IMAP Automatische Klassifizierung sowie Verschlagwortung via KI/AI/Ollama möglich!

4. Vorteile

Schnelles Finden durch Dr.DOC-Volltextsuche in E-Mail und Dateianhängen
Im OCR-Text von E-Mail-Anhängen suchen. Im OCR Text der E-Mail kann Dr.DOC den OCR Text aller E-Mail-Anhänge (z.B. PDF) abspeichern.
Vollständige, revisionssichere und nachvollziehbare Archivierung aller originalen E-Mails
vorhandene E-Mail Postfächer durch automatische Archivierung langfristig verkleinern
Vermeidung von Datenverlust
Entlastung der Datensicherung durch einheitliche Ablage im Dr.DOC-Binärtresor

5. Implementierung und technische Anbindung

Folgende E-Mail-Server und E-Mail-Clients können an die Dr.DOC E-Mail-Archivierung angebunden werden:

IMAP
MS 365
Exchange Server
Outlook
Outlook Express
Windows Mail (Vista und Windows 7)
Tobit
Thunderbird