Es gibt im Kern zwei Haupttypen von Bereitstellungsarten: On-Prem und Cloud.
Es gibt sowohl Vor- als auch Nachteile von On-Prem und Cloud.
Eine weiter Möglichkeit ist die Kombination - Hybrid: Apps und Services auf On-Prem und Private/Public Cloud verteilen.
Wenn Sie Dr.DOC in der Private Cloud (Rechenzentrum Ihrer Wahl) hosten lassen wollen, ist das natürlich möglich. Sie können frei entscheiden wie viel "managed Cloud" Sie wollen.
Beispiel: Je nach Anwendungsfall kann es sinnvoll sein, der KI nur Zugriff auf einzelne ausgewählte Dokument zu geben und nur die verschlüsselten Backups in ein Rechenzentrum zu übertragen, den Dr.DOC Server jedoch lokal im Unternehmen zu belassen.
| Komponente | On-Prem | Private Cloud Rechenzentrum |
Public Cloud Managed Service |
|---|---|---|---|
| Dr.DOC Server | Vorteil:
|
Vorteil:
|
Vorteil:
|
| KI / AI - Pay per GPU h | Vorteil:
|
Vorteil:
|
i.d.R. nicht verfügbar |
| KI / AI - Pay per M. Token | nicht verfügbar | nicht verfügbar | Vorteil:
|
| Verschlüsselte Backups und Snapshots | Vorteil:
|
Vorteil:
|
Vorteil:
|
Die Entscheidung, ob On-Prem oder Cloud besser geeignet ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab.
Unternehmen sollten sich für ein On-Prem-DMS entscheiden, wenn folgende Kriterien zutreffen:
Unternehmen ohne fähige IT Abteilung und einem geringen Bedarf an Flexibilität sollten sich für ein Cloud-DMS entscheiden.
Für die Berücksichtigung aller Kosten müssen auch folgende Kriterien bewertet werden:
Dazu gleich mehr.Mit Dr.DOC können alle möglichen Bereitstellungsarten bedient werden!
Hardware-Anforderungen:
Dr.DOC benötigt je nach Anwendungsfall sehr wenig Systemressourcen. Anbei eine Auflistung, wie wir die Hardware Dimensionierung empfehlen würden.
RAM: 2 GB + 2 GB für OCR + OS
HDD/SSD: 1 GB für Systemdateien + Dokumente + OS;
GPU: nur für KI
CPU: +2 Cores
Tipp für die SSD/HDD:
Für gute Performance zum günstigen Preis empfehlen wir für viele Dokumente: HDD (normale Festplatten) für die Dokumente-Container und eine schnelle SSD für Systemdateien und Metadaten.
Für eine profunde, seriöse Beantwortung der Frage der Bereitstellungsart, müssen erst folgende Punkte im Unternehmen geklärt werden:
Das Anforderungsmanagement ist der Prozess der Erfassung, Analyse und Priorisierung von Anforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung. Bei der Entscheidung für ein DMS ist ein Anforderungsmanagement wichtig, da es helfen kann, sicherzustellen, dass das DMS in der jeweiligen Bereitstellungsart die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt.
Bei der Erfassung von Anforderungen sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
Nach der Erfassung der Anforderungen sollten diese analysiert und priorisiert werden. Die Anforderungen, die für das Unternehmen am wichtigsten sind, sollten zuerst erfüllt werden.Die Anforderungen können in Form eines Lastenheftes oder ReqIF an den ECM/DMS Softwarehersteller übermittelt oder selbst aus verfürbaren Informationen eingetragen werden. Wenn ein Anbieter ein Muss-Kriterium nicht erfüllt, sollte der technische Vertieb/Entwicklung des Anbieters kontaktiert, eine Lösung von ihm gefunden und getestet werden ehe man ihn kategorisch ausschließt. Es kann schnell passieren, dass sich zwei definierte Anforderungen widersprechen oder eine Lösung sehr kompliziert machen (Ausnahmen).
Beispiel:
| Kategorie | Anforderung | Verbindlichkeit/Priorität | Anbieter Dr.DOC | Anbieter X |
|---|---|---|---|---|
| Compliance | Erfüllung Vorraussetzung GoBD | Muss | ✓ | |
| Compliance | Audit Trail | Muss | ✓ | |
| Compliance | Schrems II / Fällt nicht unter USA Patriot Act, USA Freedom Act und FISA | Muss | ✓ | NEIN |
| Sicherheit | Sichere Anmeldung | Muss | ✓ | |
| Sicherheit | Sicherer Zugriff / Rechtevergabe / Schutz von Personalakten | Muss | ✓ | |
| Sicherheit | Schutz von Rezepten und Konstruktionszeichnungen | Muss | ✓ | |
| Sicherheit | Einbinden von Lieferanten/Kunden für Arbeitsgemeinschaften | Kann | ✓ | |
| Sicherheit | Schutz vor Ransomware | Muss | ✓ siehe Risiken |
|
| Skalierung | 2800 neue Dokumente pro Tag | ✓ | ||
| Skalierung | 250 Mitarbeiter sollen geleichzeitig arbeiten können | ✓ | ||
| Skalierung | Migration vorhandener Dokumente (11 TB, 26 Mio. Dokumente) | Muss | ✓ | |
| Support/Beratung Implementierung | ✓ | |||
| Support Administration | ✓ | |||
| Arbeiten aus dem Homeoffice | Kann | ✓ | ||
| Reporting | Kann | ✓ | ||
| Kundenportal für Rechnungen und Bestellungen | Soll | ✓ | ||
| Zugriff auf Daten möglich bei: Krieg mit Russland | ✓ | |||
| Zugriff auf Daten möglich bei: Krieg mit USA | ✓ | NEIN |
Bei der Entscheidung über die Bereitstellungsart eines ECM/DMS greift es definitiv zu kurz, nur auf das Geld (im Sinne zahlungswirksamer Buchungen) zu schauen.Es ist mittelfristig wichtig, die potenziellen Risiken zu berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem:
On-Prem-ECM/DMS bieten eine höhere Flexibilität und Kontrolle, was die Risiken im Hinblick auf Datensicherheit und Compliance verringern kann. Allerdings erfordern On-Prem-ECM/DMS mehr IT Administration.
Cloud-ECM/DMS sind einfacher zu verwalten, was die Risiken im Hinblick auf Kosten und Wartung verringern kann. Allerdings bieten Cloud-ECM/DMS weniger Flexibilität und Kontrolle, was die Risiken im Hinblick auf Datensicherheit und Compliance erhöhen kann. Das Unternehmen sollte sicherstellen, dass das Cloud-ECM/DMS oder das Unternehmen selbst (On-Prem) über angemessene Sicherheitsvorkehrungen verfügt und dass es den Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Compliance entspricht.
Die meisten Unternehmen haben begrenzte IT-Ressourcen, nicht immer ausreichend erprobte Sicherheitskonzepte und ein begrenztes Budget. Ein Cloud-ECM/DMS ist daher eine gute Option für diese Unternehmen.
Die Vermeidungsmaßnahmen sollten geeignet sein, die Risiken zu mitigieren, also von "Teuer und Wahrscheinlich" in "Nicht teuer und Unwahrscheinlich".Nach der Auflistung kann z.B. Sortierung nach VAR bzw. Produkt aus Schadensbetrag und Wahrscheinlichkeit vorgenommen werden. Mit steigendem Schadensbetrag, Wahrscheinlichkeit und Häufigkeit ist es kostengünstiger eine Risikovermeidungsmaßnahme umzusetzen, als die Realisation der Risiken billigend in Kauf zu nehmen. Wenn ein Risiko potentiell ruinös ist, also nach Liquidation vorhandener Asstes unbezahlbar bleibt, sollte zwingend eine findige Lösung gefunden werden (besonders bei Kontrolle über die Rahmenbedingungen).Eine thematische Klassifikation in Externalitäten (reagieren) und interne Risiken (proaktiv agieren) kann hilfreich sein. Weitere Merkmale können Prozesse und Komponenten sein.
Beispiel:
| Risiko/Chance | Folge | Ursache | Max. Schadensbetrag | Wahrscheinlichkeit p.a. | Vermeidungsmaßnahmen |
|---|---|---|---|---|---|
| Stromausfall | Kein Betrieb möglich | .. | 50.000 | 2% | USV |
| Feuer | Daten zerstört | .. | 2.000.000 | 2% | Backups an weitere Locations |
| Ransomware | Daten unbrauchbar | .. | 350.000 | 15% | Verschlüsselte Backups an weitere, temporär eingehängte, alternierende Locations |
| Datenmanipulation | Fehlende Integrität, Buchführung kann verworfen werden |
.. | 2% | Sauberes Berechtigungskonzept, Kryptographische Prüfsummen, e-Sign | |
| Datendiebstahl | Vertrauen in Unternehmen nimmt ab, Wert des Wissens sinkt |
1.000.000 | .. | ... |
Das Unternehmen muss für On-Prem, als Vermeidungsmaßnahme für Risiken, folgende Prozesse selbst umsetzen und nach Möglichkeit automatisieren
Mehrere US-Gesetze verpflichten US-amerikanische Cloud-Anbieter (z.B. Microsoft, Google, AWS/Amazon, Adobe, DocuSign, Apple), US-Behörden auch dann Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewährleisten, wenn die Speicherung nicht in den USA erfolgt. Das bedeutet, es kann keine "souveräne Cloud" eine US-Anbieters geben, selbst wenn die Daten auf deutschem Boden gespeichert sind.Die Rechtsgrundlagen bilden:
Der Umfang der "Datenabrufe" von US-Behörden und Geheimdiensten ist gewaltig; man kann ohne Übertreibung von Industriespionage reden.Allein beim US Cloud-Provider Google (Link) sind:
Als Betroffener bekommen Sie als Unternehmen oder Einzelperson selten etwas mit. Ein Instrument ist beispielsweise der "National Security Letter" (NSL).Mit einem National Security Letter können Cloud-Anbieter zur Herausgabe von Kundendaten verpflichtet werden. In der Regel enthält ein NSL eine Geheimhaltungsanordnung, die es dem Empfänger verbietet, über den Inhalt oder auch nur den Erhalt eines NSL zu sprechen.
Link: Überblick zu den Rechtsgrundlagen vom wissenschaftlichen Dienst des Deutschen Bundestags.
Eine Make-or-Buy-Analyse ist ein Prozess, bei dem die Entscheidung getroffen wird, ob eine bestimmte Aufgabe intern erledigt oder an ein externes Unternehmen ausgelagert werden soll. Bei der Entscheidung für ein DMS ist eine Make-or-Buy-Analyse wichtig, da sie helfen kann, die Kosten und den Nutzen der verschiedenen Optionen zu vergleichen.
Bei der Entscheidung für ein On-Prem-ECM/DMS müssen die folgenden Kosten berücksichtigt werden:
Bei der Entscheidung für ein Cloud-ECM/DMS müssen die folgenden Kosten berücksichtigt werden:
Die Vorteile eines On-Prem-ECM/DMS sind:
Die Vorteile eines Cloud-ECM/DMS sind:
Beachten Sie, dass Dr.DOC auch als On-Prem-Lösung (im Rahmen der Hardware-Möglichkeiten) gut skalierbar und wenig personalintensiv ist, im Vergleich zu anderen Herstellern. Auch verteht nicht jeder Anbieter unter "Cloud" die selbe Qualität, wenn z.B. kein RAID10 verwendet wird oder mehrere Kunden auf einer Server Hardware laufen ohne angemessene Isolation der Instanzen/VMs.
Beispiel:
| Kategorie | Kostenart | Beschreibung | Dr.DOC | Dr.DOC | Anbieter X | Anbieter X |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Bereitstellung | Bereitstellung | Cloud | On-Prem | Cloud | On-Prem | |
| Anforderungen | Anforderungen | |||||
| Anzahl Benutzer | 15,00 | 15,00 | 15,00 | 15,00 | ||
| Mitarbeiter-Stunden für IT Administration | 4,00 | 8,00 | 20,00 | 48,00 | ||
| Kosten | ||||||
| EUR pro Monat | Kosten Backups | 12,00 | 12,00 | 12,00 | ||
| EUR pro Monat | Personalkosten IT Administration | 260,00 | 520,00 | 1.300,00 | 3.120,00 | |
| EUR einmalig | Software/Lizenz | 11.985,00 | 45.000,00 | |||
| EUR einmalig | Hardware | 1.700,00 | 1.800,00 | |||
| EUR pro Monat | Strom | 8,70 | 8,92 | |||
| EUR pro Monat | Wartung | 551,00 | 249,69 | 550,00 | 7.650,00 | |
| EUR pro Monat | Zusätzlicher Speicher | 12,50 | 10,00 | 500,00 | 10,00 | |
| EUR einmalig | Dienstleistung Migration | |||||
| EUR einmalig | Dienstleistung Einrichtung vorkonfigurierte Lösung | 1,00 | 128,00 | 4.275,00 | 5.130,00 | |
| EUR einmalig | Dienstleistung Customizing | 3.600,00 | 3.600,00 | 6.412,50 | 6.412,50 | |
| -- | -- | -- | -- | -- | -- | -- |
| SUMME | EUR pro Monat | 823,50 | 800,39 | 2.362,00 | 10.800,92 | |
| SUMME | EUR einmalig | 3.601,00 | 17.413,00 | 10.687,50 | 58.342,50 | |
| SUMME | EUR pro Monat auf 5 J. Abschreibungszeit | 883,52 | 1.090,60 | 2.540,13 | 11.773,30 |
Die Entscheidung für die Bereitstellungsart eines ECM/DMS ist eine wichtige Entscheidung, die sorgfältig getroffen werden sollte. Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen, wie z. B. die Kosten, die Vorteile, die Risiken, regulatorische Rahmenbedingungen, die Anforderungen des Unternehmens und die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens.