Verlieren Sie Zeit und Geld mit der manuellen Bearbeitung von Briefen, Rechnungen und E-Mails? Kämpfen Sie mit ineffizienten "Postkörben", Compliance-Anforderungen, dem Risiko von Datenverlust und vollen E-Mail Postfächern?
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Eingangspost und E-Mail-Archivierung automatisieren, Compliance sicherstellen und wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben freisetzen.
1. Beispiel Ablauf
Briefe werden gescannt, sowie IMAP-Integration: E-Mails werden automatisch aus Ihrem Posteingang abgerufen.
KI-Klassifizierung, Vorbelegung: Unsere KI klassifiziert und verschlagwortet Ihre E-Mails automatisch und datenschutzkonform. Mit ihrer lokalen KI oder Cloud.
Archivierung: E-Mails werden revisionsicher in Ihrem Archiv gespeichert.
Workflow: Ein einfacher Freigabeworkflow (z.B. für Eingnagsrechnungen) stellt die korrekte Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit sicher.
2. Lösung
Mit dem automatisierten Dr.DOC-Posteingang kann die komplette Unternehmens-Eingangspost automatisch und revisionssicher im Dr.DOC Binärtresor abgelegt werden. Hierbei spielt es keine Rolle auf welchem Weg die Eingangspost das Unternehmen erreicht: z.B. E-Mail, Brief, Datei.
Mit der KI gestützten magischen Archivierung von Dr.DOC Web können Dokumente automatisiert in das passende Archiv abgelegt, vorbelegt und automatisiert über KI Funktionen verschlagwortet werden. Der gesamte mehrstufige Prozess der Erfassung/Ingest wird automatisiert.
Die gesamte Unternehmens-Korrespondenz, wie E-Mails und Papier-Dokumente steht am Ende des Arbeitstages in elektronischer Form strukturiert und sicher in Dr.DOC zur Verfügung und kann anschließend vom zuständigen Mitarbeiter bzw. Kostenstelle weiter bearbeitet werden.
3. Module und Technik
Die Automatisierung erfolgt mittels
Zweistufiger KI Verarbeitung:
Klassifizierung mit KI: Um welche Dokumentart handelt es sich (z.B. Eingangsrechnung, Lieferschein, Vertrag)? Welcher Document Encoder kann die Aufgabe am besten lösen?
Verschlagwortung mit KI: alle Document Encoder mit Text-Repräsentation können angewendet werden. Die KI führt die Feld- und Tabellenbeschreibungen aus und lädt den Text/Formularwerte in die passenden Dr.DOC Felder.
sog. "Document Encodern", die festlegen wie ein Dokument zu verschlagworten ist; unter Anwendung von Regeln und Selektoren
Revisionssicherer Archivierung
Die Vorteile der Ollama/OpenAI API KI sind, dass Sie Ihre Daten absolut vertraulich im Unternehmen belassen können, da das KI Modell lokal laufen kann. Und gelichzeitig haben Sie eine große Auswahl an performanten, modernen KI Modellen mit Attraktiven Lizenzmodellen (z.B. MIT Lizenz).
Folgende Funktionen stehen hierfür u.a. zur Verfügung:
Dr.DOC - TWAIN-Scanner-Schnittstelle auch unter Windows Vista und Windows 7, 8, 10, 11
Dr.DOC mit XXL-Werkzeugkasten für gescannte Dokumente:
Dr.DOC - OCR-Werkzeug. Mit dem integrierten OCR-Werkzeug kann eine OCR-Erkennung automatisch oder interaktiv über ausgewählte Textpassagen durchgeführt werden.
Dr.DOC - Markierungs-Werkzeug
Dr.DOC - Barcode-Erkennung. Folgende Barcode-Typen werden unterstützt (Auszug): Code-39, Code-128, Code 2 of 5 (interleaved und non-interleaved), Codabar, EAN-8, EAN-13, Patch Codes, UPC-A, UPC-E und PDF-417.Dr.DOC - Stempel-Werkzeug.
4. Beispiel Use Cases für AI/KI Automatisierung
Klassifizierung:
Trennung der E-Mail und Brief Eingangspost in die jeweiligen Abteilungen: z.B. Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, HR, Support, Entwicklung.
Je nach erkannter Dokumentart einen bestimmten Workflow starten
Verschlagwortung:
OCR/Texterkennung von Handschriftlichen Anmerkungen auf Lieferscheinen.
E-Mails in einheitliche Konzern-Sprache übersetzen.
Bestellnummern auf Rechnungen erkennen und mit Bestellung/Aufrag verknüpfen.
Erkennung des internen Mandanten, sowie Rechnungsnummer, Auftragsnummer, einzelne Rechnungspositionen etc.
Workflow:
Compliance Workflow zur NDA Vertragsprüfung.
Je nach Dokumenteninhalt, bestimmte Workflows starten.
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