Für Dr.DOC Administratoren siehe: https://drdoc.com/node/de/products/web/doku/e-invoice-xrechnung-zugferd
Mit Dr.DOC lassen sich alle gängigen E-Rechnungs-Formate, Versionen, Standards und Lösungen implementieren:
Die Archivierung erfolgt z.B. über den Hotfolder am Dr.DOC Netzwerk Server mit der entsprechenden Feldauswahl. Dr.DOC Web bietet eine ähnliche Funktionalität.
Die strukturierten, elektronischen Rechnungsinformationen werden automatisch ausgelesen und entsprechend archiviert.
Der integrierte Dokumenten-Viewer bietet seit Dr.DOC® 26.0 eine neue Funktionalität: die Darstellung von XRechnungen als PDF-Dokument und die Anzeige von embedded PDF.
Mit dem Dr.DOC® 26.0 Dokumenten-Viewer können XRechnungen als PDF-Dokument angezeigt werden.
ZUGFeRD ist als hybrides Format bereits bildhaft und schon in früheren Dr.DOC Versionen im Dr.DOC Dokumenten-Viewer darstellbar.
Dr.DOC Kunden müssen Ihre Dr.DOC Lösung nur konfigurieren statt programmieren und keine zusätzlichen Module kaufen. Dr.DOC enthält bereits alle wesentlichen Funktionen.
Technisch erfolgt die Umsetzung wie gewohnt über Feldauswahlen.
Umsetzung: sammeln Sie in einem ersten Schritt Beleggut Ihrer Lieferanten und Kunden um zu prüfen, welche E-Rechnungs-Standards und Versionen implementiert werden sollen.
ZUGFeRD 2.2 und Factur-X 1.0 sind z.B. vollständig kompatible und technisch identische Formate. Diese nutzen seit dem 24. März 2020 die gemeinsame Kennung "Factur-X". Beide Formate sind grundsätzlich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignet.
Sprechen Sie Ihr IT-Systemhaus bzw. Ihren Dr.DOC Partner an!
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Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Als "E-Rechnungen" sind nur noch solche Rechnungen zu bezeichnen, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt und übermittelt werden (z.B. XML Datei).
Eine elektronische Rechnung erlaubt einen medienbruchfreien Rechnungsaustausch. Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
Die Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und
das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.
Am 16. April 2014 wurde die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verabschiedet.
Das CEN hat dazu die Norm EN 16931-1:2017 entwickelt und am 28. Juni 2017 veröffentlicht.
Gängige Formate sind ZUGFeRD und XRechnung.
Grundsätzlich gilt, dass alle zum Standard XRechnung konformen Rechnungen auch konform zur EN 16931‑1 sind.
Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Zur Ansicht werden XRechnungs-Viewer/Renderer benötigt. XRechnungen werden i.d.R. an Bundesbehörden gestellt. Dabei ist die Leitweg-ID anzugeben.
Die nationale Ausprägung der CEN wird auch Core Invoice Usage Specification (CIUS) genannt. In Deutschland ist die nationale CIUS der Standard XRechnung. Die XRechnung wurde im Rahmen von XÖV von der KoSIT entwickelt.
Nachteil: Es wird immer ein Viewer benötigt.
Eine ZUGFeRD besteht aus einer menschenlesbaren PDF/A-3 Datei mit eingebetteter XML Datei. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten (XML) problemlos möglich ist.
Für ZUGFeRD gibt es fünf Rechnungsprofile, die sich im Umfang und den Geschäftsprozessen unterscheiden.
Um EU-konforme elektronische Rechnungen zu erstellen, ist die Rechnungsstellung mit dem Profil EN 16931 (COMFORT) zu empfehlen.
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung anerkannt:
In Deutschland nach UStG als vollständige Rechnung nicht anerkannt:
Mehr dazu: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd
Nachteil: Implementierung/Umsetzung erklärungsbedürftig
Vorteil: durch PDF-Format immer darstellbar und lesbar.
Ab 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland verpflichtend.
Empfang: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.
Ausstellung/Versenden: Die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht mehr an die Zustimmung des Rechnungsempfängers gebunden.
Rechtsgrundlage: Mit dem Beschluss für das Wachstumschancengesetz (27. März 2024; BGBl I 2024 Nr. 108) hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Die Definition ist im Bundesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG), sowie in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) verankert.
Am 15. Oktober 2024 veröffentlichte das Bundesfinanzministerium ein erstes BMF-Schreiben mit Antworten auf Detailfragen.
Nach derzeitiger Rechtslage bleibt weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) bleiben bestehen.
Es besteht immer die Archivierungspflicht für das Original/Ursprungsformat der strukturierten E-Rechnung, auch wenn Rechnungsaussteller/-Empfänger eine anderslautende Zusatzvereinbarung treffen.
Sollte die E-Rechnung per E-Mail als Anhang empfangen werden, kann die E-Mail selbst grundsätzlich verworfen werden (im geistigen Bild eines Briefcouverts), sofern die Rechnung revisionssicher archiviert wird und die E-Mail keine ergänzenden relevanten Informationen zur Rechnung und deren Leistungen enthält.
Hinweis: Die o.g. Informationen und Auskünfte enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen Rechtsanwalt, Steuer- oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.