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Viele Kunden fragen uns, ob das Dr.DOC Outlook Plugin für E-Mail-Archivierung mit dem "neuen Outlook für Windows" (Web App) kompatibel ist. Antwort: Nein, ist es nicht. Aber es gibt viele, bessere Alternativen (siehe unten). Trotzdem arbeiten wir an einer neuen, datenschutzkonformen Lösung zur Integration von Dr.DOC in das "neue Outlook für Windows" und informieren Sie zeitnah über die Dr.DOC Produkt-Roadmap.

Dieser Artikel beschreibt, warum das "neue Outlook für Windows" einige Gefahren und Risiken birgt.

Aus datenschutzrechtlicher und technischer Sicht empfehlen wir, bis auf weiteres die klassische Outlook Desktop App zu verwenden. So lange die Outlook Web App nicht datenschutzkonform betrieben werden kann und kein End-of-Support der klassischen Outlook Desktop App von Microsoft kommuniziert wurde (siehe Version unten), sehen wir keinen Grund einen Wechsel zu empfehlen. Mehr dazu weiter unten:

Mit Dr.DOC gibt viele E-Mail-Archivierungs-Möglichkeiten

Das "neue Outlook für Windows"

Die Fa. Microsoft (aus Redmond, Washington, USA) ist Hersteller des bekannten E-Mail-Clients Outlook. Es gibt derzeit drei Versionen von Outlook:

• Mail & Cal App
• Web App (outlook.com)
• Desktop App

Fa. Microsoft hat nun das "neue Outlook für Windows" / "New Outlook for Windows" (nachfolgend Outlook Web-App) vorgestellt. Es ist das erklärte Ziel von Microsoft, dass alle Outlook/Mail-Versionen die gleiche web-basierte Codebasis nutzen. Welche Version Sie verwenden, erfahren Sie hier: https://support.microsoft.com/en-us/office/what-version-of-outlook-do-i-have-b3a9568c-edb5-42b9-9825-d48d82b2257c

End-of-life/support (EOL):

• 2024: Microsoft wird 2024 den mitgelieferten E-Mail-Client "Mail und Kalender" unter Windows 10 und Windows 11 (Windows 11, version 23H2) mit der Outlook Web-App ersetzen [1]. Die Web App wird später werbefinanzierter Teil von Windows sein, mit Microsoft-365-Abo ist es dann werbefrei.
• 2025/Oktober: End-of-Support für Outlook 2016 und Outlook 2019 (Desktop App) [5]
• 2026/Oktober: End-of-Support für Outlook 2021 (Desktop App) und Outlook LTSC 2021 [6]

Für die klassische Outlook Desktop App ist uns (für die MS 365 Lizenz) kein EOL-Datum bekannt [7][8][9].

"Neue Outlook" nicht Datenschutzkonform:

Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfte es derzeit unmöglich sein, das "neue Outlook für Windows" (nachfolgend Outlook Web-App) in DEU und der EU datenschutzkonform zu betreiben.

• Das "neue Outlook für Windows" (Outlook Web-App) ist KEIN lokales Mail-Programm. Die Informationen von Fa. Microsoft sind teils irreführend, da der Eindruck erweckt wird, es handle sich um ein Update der lokalen App.
• E-Mails und Anhänge können nicht auf den PC / in das lokale Dateisystem via Drag and Drop kopiert werden [12]. Es gibt zahlreiche weitere Einschränkungen, die zu einem "Lock-In" Effekt in die MS-Welt führen.
• Zugangsdaten für E-Mail-Konten werden an Fa. Microsoft übertragen [2][3]. Die sog. "Benachrichtigung auf die erfolgende Datensynchronisation" ist in keinster Weise ausreichend. Microsoft hat die Log-in-Daten, kann diese verwenden und tut das auch.
• Es werden alle E-Mails, Kalender (Termine, Aufgaben, Notizen) und Kontakte an Fa. Microsoft in deren Data Center(s) übertragen und laufend synchronisiert [4]. Selbst wenn man kein Microsoft-Konto hat.
• Das Gebot der Datenminimierung/Datensparsamkeit wird gebrochen, siehe Art. 5 DSGVO Abs. 1b. Denn es wäre durchaus möglich, die Konfiguration zu syncen, die E-Mails aber auf dem Server des Providers des Kunden zu belassen (siehe Outlook Desktop App, Thunderbird, Betterbird, IBM/Lotus Notes, GNOME Evolution, K-9 etc.).
• Mehrere US-Gesetze verpflichten US-amerikanische Cloud-Anbieter wie Microsoft, US-Behörden auch dann Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewährleisten, wenn die Speicherung nicht in den USA erfolgt. Das bedeutet, es kann keine "souveräne Cloud" eine US-Anbieters geben, selbst wenn die Daten auf deutschem Boden gespeichert sind. [10][11]

Fazit

Wir empfehlen, die klassische Outlook Desktop App zu verwenden und sich aus strategischen Gründen nach einer Alternative am Markt zu erkundigen, da die Outlook Web App derzeit nicht datenschutzkonform betrieben werden kann und kein End-of-Support der klassischen Outlook Desktop App kommuniziert wurde aber erwartet wird.

• [1] https://www.heise.de/news/Microsoft-macht-Ernst-Mail-und-Kalender-wird-durch-neues-Outlook-ersetzt-9639173.html
• [2] https://www.heise.de/news/Microsoft-krallt-sich-Zugangsdaten-Achtung-vorm-neuen-Outlook-9357691.html
• [3] https://www.heise.de/news/Neues-Outlook-Microsoft-bezieht-Stellung-zur-Uebertragung-von-Zugangsdaten-9528869.html
• [4] https://support.microsoft.com/en-us/office/sync-your-account-in-outlook-to-the-microsoft-cloud-985f9e19-d308-4e85-9d1d-0c6f32f8e981?ui=en-us&rs=en-us&ad=us
• [5] https://learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/end-of-support/end-of-support-2025
• [6] https://learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/end-of-support/end-of-support-2026
• [7] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=Outlook
• [8] https://learn.microsoft.com/de-de/officeupdates/update-history-microsoft365-apps-by-date#supported-versions
• [9] https://learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/?terms=Outlook
• [10] https://www.bundestag.de/resource/blob/796102/ea53ffe8e08a9ab11e270719263d8c53/WD-3-181-20-pdf-data.pdf
• [11] Rechtsrisiken durch Cloud-Anbieter aus den USA: https://drdoc.com/node/de/solutions/on-prem-vs-cloud
• [12] https://answers.microsoft.com/en-us/outlook\_com/forum/all/drag-and-drop-in-new-outlook/23d7ce83-da3a-408a-b543-589904bbd391?page=4

Die Integration von Ollama, einer leistungsstarken Open-Source-Plattform für Large Language Models (LLMs), in Dr.DOC Web eröffnet Anwendern bisher ungeahnte Möglichkeiten. Dr.DOC Nutzer können nun Dokumente automatisch verschlagworten lassen; auch können Sie Dokumenten komplexe Fragen stellen und erhalten präzise Antworten.

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Dr.DOC setzt neue Maßstäbe

„Die Integration von lokalen KI-Modellen in Dr.DOC ist ein erster Meilenstein in der Entwicklung von modernen Dokumentenmanagement-Systemen“, sagt Tobias Pfaff, Geschäftsführer bei Dr.DOC. „Wir sind stolz darauf, unseren Kunden eine innovative und datenschutzkonforme Lösung anzubieten. Diese hilft unseren Kunden, Zeit zu sparen und ihre Dokumente effizienter zu nutzen, während ihre Daten sicher in Ihrem Unternehmen bleiben und nicht in die USA oder China abfließen. Gerade aus geopolitischer Sicht sind lokale KI Modelle von strategischer Bedeutung für die deutsche Industrie. Wir werden weitere Funktionen in Dr.DOC implementieren und zusätzlich eigene KI-Modelle entwickeln. Damit befähigen wir den Mittelstand, KI auch für sensitive Informationen als neue Methode zu nutzen und an kundenspezifische Anforderungen und Strukturen anzupassen - bei vergleichsweise geringem Ressourcenaufwand z.B. in puncto RAM und GPU Leistung.“

Über Dr.DOC

Dr.DOC ist ein führender Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen für Unternehmen jeder Größe. Mit seinen innovativen Lösungen hilft Dr.DOC Unternehmen, ihre Dokumente sicher und effizient zu verwalten.

Über Ollama

Ollama ist eine Open-Source-Plattform, die es ermöglicht, Large Language Models lokal auszuführen. Sie bietet eine einfache und flexible Möglichkeit, KI-gestützte Anwendungen zu entwickeln.