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Viele Kunden fragen uns, ob das Dr.DOC Outlook Plugin für E-Mail-Archivierung mit dem "neuen Outlook für Windows" (Web App) kompatibel ist. Antwort: Nein, ist es nicht. Aber es gibt viele, bessere Alternativen (siehe unten). Trotzdem arbeiten wir an einer neuen, datenschutzkonformen Lösung zur Integration von Dr.DOC in das "neue Outlook für Windows" und informieren Sie zeitnah über die Dr.DOC Produkt-Roadmap.

Dieser Artikel beschreibt, warum das "neue Outlook für Windows" einige Gefahren und Risiken birgt.

Aus datenschutzrechtlicher und technischer Sicht empfehlen wir, bis auf weiteres die klassische Outlook Desktop App zu verwenden.
So lange die Outlook Web App nicht datenschutzkonform betrieben werden kann und kein End-of-Support der klassischen Outlook Desktop App von Microsoft kommuniziert wurde (siehe Version unten), sehen wir keinen Grund einen Wechsel zu empfehlen. Mehr dazu weiter unten:

Mit Dr.DOC gibt viele E-Mail-Archivierungs-Möglichkeiten

Das "neue Outlook für Windows"

Die Fa. Microsoft (aus Redmond, Washington, USA) ist Hersteller des bekannten E-Mail-Clients Outlook.
Es gibt derzeit drei Versionen von Outlook:

• Mail & Cal App
• Web App (outlook.com)
• Desktop App

Fa. Microsoft hat nun das "neue Outlook für Windows" / "New Outlook for Windows" (nachfolgend Outlook Web-App) vorgestellt. Es ist das erklärte Ziel von Microsoft, dass alle Outlook/Mail-Versionen die gleiche web-basierte Codebasis nutzen.
Welche Version Sie verwenden, erfahren Sie hier: https://support.microsoft.com/en-us/office/what-version-of-outlook-do-i-have-b3a9568c-edb5-42b9-9825-d48d82b2257c

End-of-life/support (EOL):

• 2024: Microsoft wird 2024 den mitgelieferten E-Mail-Client "Mail und Kalender" unter Windows 10 und Windows 11 (Windows 11, version 23H2) mit der Outlook Web-App ersetzen [1]. Die Web App wird später werbefinanzierter Teil von Windows sein, mit Microsoft-365-Abo ist es dann werbefrei.
• 2025/Oktober: End-of-Support für Outlook 2016 und Outlook 2019 (Desktop App) [5]
• 2026/Oktober: End-of-Support für Outlook 2021 (Desktop App) und Outlook LTSC 2021 [6]

Für die klassische Outlook Desktop App ist uns (für die MS 365 Lizenz) kein EOL-Datum bekannt [7][8][9].

"Neue Outlook" nicht Datenschutzkonform:

Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfte es derzeit unmöglich sein, das "neue Outlook für Windows" (nachfolgend Outlook Web-App) in DEU und der EU datenschutzkonform zu betreiben.

• Das "neue Outlook für Windows" (Outlook Web-App) ist KEIN lokales Mail-Programm. Die Informationen von Fa. Microsoft sind teils irreführend, da der Eindruck erweckt wird, es handle sich um ein Update der lokalen App.
• E-Mails und Anhänge können nicht auf den PC / in das lokale Dateisystem via Drag and Drop kopiert werden [12]. Es gibt zahlreiche weitere Einschränkungen, die zu einem "Lock-In" Effekt in die MS-Welt führen.
• Zugangsdaten für E-Mail-Konten werden an Fa. Microsoft übertragen [2][3]. Die sog. "Benachrichtigung auf die erfolgende Datensynchronisation" ist in keinster Weise ausreichend. Microsoft hat die Log-in-Daten, kann diese verwenden und tut das auch.
• Es werden alle E-Mails, Kalender (Termine, Aufgaben, Notizen) und Kontakte an Fa. Microsoft in deren Data Center(s) übertragen und laufend synchronisiert [4]. Selbst wenn man kein Microsoft-Konto hat.
• Das Gebot der Datenminimierung/Datensparsamkeit wird gebrochen, siehe Art. 5 DSGVO Abs. 1b. Denn es wäre durchaus möglich, die Konfiguration zu syncen, die E-Mails aber auf dem Server des Providers des Kunden zu belassen (siehe Outlook Desktop App, Thunderbird, Betterbird, IBM/Lotus Notes, GNOME Evolution, K-9 etc.).
• Mehrere US-Gesetze verpflichten US-amerikanische Cloud-Anbieter wie Microsoft, US-Behörden auch dann Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewährleisten, wenn die Speicherung nicht in den USA erfolgt. Das bedeutet, es kann keine "souveräne Cloud" eine US-Anbieters geben, selbst wenn die Daten auf deutschem Boden gespeichert sind. [10][11]

Fazit

Wir empfehlen, die klassische Outlook Desktop App zu verwenden und sich aus strategischen Gründen nach einer Alternative am Markt zu erkundigen, da die Outlook Web App derzeit nicht datenschutzkonform betrieben werden kann und kein End-of-Support der klassischen Outlook Desktop App kommuniziert wurde aber erwartet wird.

• [1] https://www.heise.de/news/Microsoft-macht-Ernst-Mail-und-Kalender-wird-durch-neues-Outlook-ersetzt-9639173.html
• [2] https://www.heise.de/news/Microsoft-krallt-sich-Zugangsdaten-Achtung-vorm-neuen-Outlook-9357691.html
• [3] https://www.heise.de/news/Neues-Outlook-Microsoft-bezieht-Stellung-zur-Uebertragung-von-Zugangsdaten-9528869.html
• [4] https://support.microsoft.com/en-us/office/sync-your-account-in-outlook-to-the-microsoft-cloud-985f9e19-d308-4e85-9d1d-0c6f32f8e981?ui=en-us&rs=en-us&ad=us
• [5] https://learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/end-of-support/end-of-support-2025
• [6] https://learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/end-of-support/end-of-support-2026
• [7] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=Outlook
• [8] https://learn.microsoft.com/de-de/officeupdates/update-history-microsoft365-apps-by-date#supported-versions
• [9] https://learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/?terms=Outlook
• [10] https://www.bundestag.de/resource/blob/796102/ea53ffe8e08a9ab11e270719263d8c53/WD-3-181-20-pdf-data.pdf
• [11] Rechtsrisiken durch Cloud-Anbieter aus den USA: https://drdoc.com/node/de/solutions/on-prem-vs-cloud
• [12] https://answers.microsoft.com/en-us/outlook\_com/forum/all/drag-and-drop-in-new-outlook/23d7ce83-da3a-408a-b543-589904bbd391?page=4

Die Integration von Ollama, einer leistungsstarken Open-Source-Plattform für Large Language Models (LLMs), in Dr.DOC Web eröffnet Anwendern bisher ungeahnte Möglichkeiten. Dr.DOC Nutzer können nun Dokumente automatisch verschlagworten lassen; auch können Sie Dokumenten komplexe Fragen stellen und erhalten präzise Antworten.

Die Vorteile der Ollama-Integration in Dr.DOC auf einen Blick

• Frage-Antwort-System: Direkte Beantwortung von Fragen basierend auf dem Dokumenteninhalt.
• Zusammenfassungen und Analysen: Automatische Erstellung von Zusammenfassungen und Analysen großer Dokumentenmengen.
• Verbesserte Effizienz: Zeitersparnis durch automatische Verschlagwortung und schnellere und genauere Informationsfindung.
• Datenschutz: Durch die Lokale Verarbeitung der KI-Modelle bleiben die Daten im Unternehmen.

Anwendungsbeispiele

• Ein Mitarbeiter im Posteingang muss keine Informationen manuell eintippen und kann das Dokument sofort an den zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten.
• Ein Jurist kann schnell relevante Paragraphen in Verträgen finden, indem er einfach Fragen wie „Welche Klauseln beziehen sich auf Haftung?“ stellt.
• Ein Finanzanalyst kann automatisch Berichte zusammenfassen lassen und wichtige Kennzahlen extrahieren.

Dr.DOC setzt neue Maßstäbe

„Die Integration von lokalen KI-Modellen in Dr.DOC ist ein erster Meilenstein in der Entwicklung von modernen Dokumentenmanagement-Systemen“, sagt Tobias Pfaff, Geschäftsführer bei Dr.DOC.
„Wir sind stolz darauf, unseren Kunden eine innovative und datenschutzkonforme Lösung anzubieten. Diese hilft unseren Kunden, Zeit zu sparen und ihre Dokumente effizienter zu nutzen, während ihre Daten sicher in Ihrem Unternehmen bleiben und nicht in die USA oder China abfließen. Gerade aus geopolitischer Sicht sind lokale KI Modelle von strategischer Bedeutung für die deutsche Industrie. Wir werden weitere Funktionen in Dr.DOC implementieren und zusätzlich eigene KI-Modelle entwickeln. Damit befähigen wir den Mittelstand, KI auch für sensitive Informationen als neue Methode zu nutzen und an kundenspezifische Anforderungen und Strukturen anzupassen - bei vergleichsweise geringem Ressourcenaufwand z.B. in puncto RAM und GPU Leistung.“

Über Dr.DOC

Dr.DOC ist ein führender Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen für Unternehmen jeder Größe. Mit seinen innovativen Lösungen hilft Dr.DOC Unternehmen, ihre Dokumente sicher und effizient zu verwalten.

Über Ollama

Ollama ist eine Open-Source-Plattform, die es ermöglicht, Large Language Models lokal auszuführen. Sie bietet eine einfache und flexible Möglichkeit, KI-gestützte Anwendungen zu entwickeln.

München, 1. Juli 2025 – Dr.DOC, ein führender Anbieter innovativer Dokumentenmanagement-Systeme, gibt heute eine wegweisende Neuerung bekannt:
die erfolgreiche Entwicklung und Anbindung eines Dr.DOC Model Context Protocol (MCP) Servers an Dr.DOC Web.

Diese bahnbrechende Integration ermöglicht es Dr.DOC Kunden, über KI-Chats im Agentenmodus, direkt auf Dr.DOC-Funktionen und Unternehmenseigene Daten und Ressourcen in Dr.DOC zuzugreifen und diese zu nutzen. Z.B. mit lokalen Ollama Modellen, oder datenschutzmäßig fragwürdigen Cloud Modellen wie Gemini, GPT 4o, GPT 4.1.

Die Implementierung des Dr.DOC MCP Servers eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten im Umgang mit ihren eigenen Dokumentenbeständen. Durch die direkte Anbindung an fortschrittliche KI-Modelle können Benutzer nun komplexe Suchanfragen formulieren, große Mengen an Dokumenten schnell in Ihrem Dr.DOC durchsuchen und nur die Ergebnisse präzise von der KI verarbeiten lassen. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Nutzbarkeit von Informationen.

„Wir sind begeistert, diese revolutionäre Technologie auf den Markt zu bringen“, sagt Tobias Pfaff, CEO von Dr.DOC.
„Die Integration von KI und MCP in unser Dokumentenmanagement-System ist ein Game-Changer. Sie ermöglicht es unseren Kunden, das volle Potenzial ihrer eigenen Daten auszuschöpfen und ihre Geschäftsprozesse auf ein neues Niveau der Produktivität und Intelligenz zu heben. Die Möglichkeit, KI-Modelle direkt auf eigene Dokumentenbestände zugreifen und diese datenschutzkonform und kontrolliert verarbeiten zu lassen, ist ein großer Schritt in Richtung einer intelligenten und automatisierten Dokumentenverwaltung. Endlich ist es möglich, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Vertraulichkeit und Effizienz zu verbinden. Heben Sie Ihre Datenschätze!“

Die Hauptvorteile der neuen Integration umfassen:

• Intelligente Dokumentensuche: Benutzer können komplexe und kontextbezogene Suchanfragen über ihre bevorzugten KI-Chat-Modelle stellen und erhalten präzise und relevante Ergebnisse aus ihren Dr.DOC-Dokumentenbeständen.
• Effiziente Datenverarbeitung: KI-Modelle können große Dokumentenmengen analysieren und spezifische Informationen extrahieren, was manuelle Prozesse erheblich reduziert und die Genauigkeit verbessert.
• Verbesserte Zugänglichkeit: Der Zugriff auf Dokumente und Informationen wird durch die intuitive Schnittstelle der KI-Chats vereinfacht, wodurch Benutzer schneller und einfacher die benötigten Daten finden.
• Automatisierung von Workflows: Die Anbindung ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben, die bisher manuelle Interaktion mit Dokumenten erforderten, wie z.B. das Zusammenfassen von Inhalten oder das Beantworten von Fragen basierend auf Dokumentendaten.
• Datenschutz und Deployment: KI-Modell und Dr.DOC Web Server können lokal im Unternehmen betrieben werden (On-Prem / datenschutzkonforme Lösung), in der private Cloud im RZ, Hybrid (Dr.DOC lokal, KI aus der Cloud) oder vollständig in der Cloud.

Dr.DOC setzt mit dieser Innovation erneut Maßstäbe im Bereich des Dokumentenmanagements und unterstreicht sein Engagement für die Bereitstellung modernster Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, ihre digitalen Assets sicher und effizient zu verwalten.

Über Dr.DOC

Dr.DOC ist ein führender Anbieter von Dokumentenmanagement-Systemen für Unternehmen jeder Größe. Mit seinen innovativen Lösungen hilft Dr.DOC Unternehmen, ihre Dokumente sicher und effizient zu verwalten und so Produktivität und Compliance zu optimieren. Dr.DOC hat sich zum Ziel gesetzt, die digitale Transformation von Unternehmen durch fortschrittliche, datenschutzkonforme und benutzerfreundliche Technologien voranzutreiben.
Dr.DOC ist die Antwort auf die Frage: "Wie kann meine Organisation Informationen und Dokumente effizient und sicher organisieren?"

Über MCP

Das Model Context Protocol (MCP) ist ein offener Standard, das vom US-Unternehmen Anthropic entwickelt wurde, um die Integration und den Datenaustausch zwischen künstlicher Intelligenz (KI), insbesondere großen Sprachmodellen (LLMs), und externen Tools, Systemen sowie Datenquellen zu standardisieren.