E-Mail-Archivierung

1. Hinweise und Anleitung zu Microsoft Office 365
   1.1. Option A (Empfehlung): Entra ID App Dr.DOC Web IMAP E-Mail-Archivierung
   1.1.1. Optional: Versenden von E-Mails MS 365 aktivieren (SMTP aktivieren)
   1.2. Option B: E-Mail IMAP App manuell hinzufügen in Microsoft Entra ID

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Hinweis:

Mit Dr.DOC gibt es drei E-Mail-Archivierungs-Möglichkeiten.
In dieser Doku geht es um die E-Mail-Archivierung via Dr.DOC Web.

Produkt	Modul	Besonderheiten
Dr.DOC Netzwerk (C/S)	Dr.DOC Outlook Classic/Desktop Plugin	Vorgangsbezogene (oder automatische) Archivierung in MS Outlook/Plugin via Dr.DOC Netzwerk Client
Dr.DOC Netzwerk (C/S)	Dr.DOC Server Import	Automatisierte Archivierung am Dr.DOC Netzwerk Server via Dateiimport
Dr.DOC Web	Dr.DOC Web E-Mail-Archivierung (IMAP)	Automatisierte, regelbasierte Archivierung am Dr.DOC Web Server via IMAP

Ziel der E-Mail-Archivierung via IMAP ist es, E-Mails automatisiert (unbeaufsichtigt) und regelbasiert zu archivieren.
Um die E-Mail-Archivierung regelbasiert zu steuern, werden folgende Einstellungen im Dr.DOC Web Konfigurationsarchiv „node“ ausgelesen:

Type: EmailAccountConfigWebNode
Name: config/email-account/<E-Mail-Account-Name>

Beispel:
Name: config/email-account

Die Einstellungen werden beim Start des Dr.DOC Web Servers neu geladen. Damit eine Änderung wirksam wird, muss unter Dr.DOC Web/Einstellungen/E-Mail-Archivierung/Button "Einstellungen neu laden" geklickt werden.

Ändern der Berechtigungen: Aus Sicherheitsgründen sollte der Node Config Datensatz nur für den Server und berechtigte Administratoren zugreifbar sein, indem der User auf "System-Group" gesetzt wird.

Eine Vererbung über den Prototype-Namen ist möglich; z.B. auf config/email-account, um bestimmte Einstellungen für alle Konten anzuwenden. Wenn Property Values aus dem Prototype geladen werden sollen, muss das „Inherit“ Flag in der Property gesetzt sein.
Damit ist es möglich, die Einstellungen, die für alle User gültig sind, in den Node "config/email-account" abzuspeichern und in den Konten-Nodes (z.B. "config/email-account/mustermann") den Prototype Name auf "config/email-account" setzen und nur die Properties zu setzen, die überschrieben werden sollen (z.B. "Email", "Password", "Archive_SourceImapFolders", "Archive_Target_FieldPreselectionName").

Alle Properties haben den Type "ConfigWebNode".

Property Type	Property Name	Beschreibung	Mögliche Werte
ConfigWebNode	Enabled	Gibt an, ob die Konfiguration aktiv ist	true, false
ConfigWebNode	ExecutionIntervall	Ausführungsintervall	d.hh:mm:ss
ConfigWebNode	ExecutionTimeOfDay	Ausführungs-Uhrzeit	d.hh:mm:ss
ConfigWebNode	Email	E-Mail-Adresse (z.B. test@mail.de)
ConfigWebNode	Password	Passwort für SMTP/IMAP. Nach dem erstmaligen Eintragen wird das Passwort verschlüsselt.
ConfigWebNode	CheckSslCert	Gibt an, ob das TLS/SSL Zertifikat des E-Mail-Servers geprüft werden soll	true, false
ConfigWebNode	ImapHost	Hostname des IMAP Servers (z.B. mail.de)
ConfigWebNode	ImapSSL	Gibt an, ob eine verschlüsselte TLS/SSL Verbindung zum IMAP Server hergestellt werden soll	true, false
ConfigWebNode	ImapPort	IMAP Portnummer (z.B. 993)
ConfigWebNode	SmtpHost	Hostname des SMTP Servers (z.B. mail.de)
ConfigWebNode	SmtpSSL	Gibt an, ob eine verschlüsselte TLS/SSL Verbindung zum SMTP Server hergestellt werden soll
ConfigWebNode	SmtpPort	SMTP Portnummer (z.B. 587)
ConfigWebNode	Archive_SourceFolders	Quell IMAP Verzeichnis(se), in dem die E-Mails archiviert werden sollen. Pro Zeile ein Wert und darf nicht mit / beginnen. Es können auch Wildcards mit "*" angegeben und UND-Bedingungen mit "&" angegeben werden. z.B. "INBOX" oder "Eingangsrechnung"
ConfigWebNode	Archive_Action	"Tag": Markiert die E-Mail bei erfolgreicher Archivierung mit dem Tag/Keyword, welches in der Property "Archive_SuccessTag" angegeben wurde; Dubletten werden mit dem Wert markiert, der in der Property "Archive_DuplicateTag" angegeben wurde. "Move": Verschiebt die E-Mail in ein Unterverzeichnis mit gleichem Namen wie das Quell-Verzeichnis.Die IMAP-Verzeichnisse werden automatisch erstellt und dürfen keinen "." oder "/" im Pfad-Segment enthalten. Der Verzeichnisname "Dr. Doc" wäre also ungültig. Bei erfolgreicher Archivierung in das IMAP Verzeichnis, welches in der Property "Archive_SuccessImapFolder" angegeben wurde. Beispiel: <Archive_SuccessImapFolder>/<Source-Folder> Dubletten werden in das IMAP Verzeichnis verschoben, welches in der Property "Archive_DuplicateImapFolder" angegeben wurde. Beispiel: <Archive_DuplicateImapFolder>/<Source-Folder> Bei einem Fehler in das Verzeichnis, welches in der Property "Archive_ErrorImapFolder" angegeben wurde. Beispiel: <Archive_ErrorImapFolder>/<Source-Folder> "Delete": Löscht erfolgreich archivierte E-Mails	Tag, Move, Delete
ConfigWebNode	Archive_SuccessTag	Tag/Keyword für Property "Archive_Action" mit dem Wert "Tag"; bei erfolgreicher Archivierung; Der Wert darf bei vielen IMAP Servern keine Leerzeichen oder Punkte enthalten
ConfigWebNode	Archive_DuplicateTag	Tag/Keyword für Property "Archive_Action" mit dem Wert "Tag"; bei fehlgeschlagener Archivierung wegen Eingabedublettenprüfung (Schlüsselfeld "DS" mit Feldauswahl für Dublettenprüfung); Der Wert darf bei vielen IMAP Servern keine Leerzeichen oder Punkte enthalten
ConfigWebNode	Archive_SuccessFolder	Basis IMAP Verzeichnis für Property "Archive_Action" mit dem Wert "Move"; bei erfolgreicher Archivierung
ConfigWebNode	Archive_DuplicateFolder	Basis IMAP Verzeichnis für Property "Archive_Action" mit dem Wert "Move"; bei fehlgeschlagener Archivierung wegen Eingabedublettenprüfung (Schlüsselfeld "DS" mit Feldauswahl für Dublettenprüfung)
ConfigWebNode	Archive_ErrorFolder	Basis IMAP Verzeichnis für Property "Archive_Action" mit dem Wert "Move"; bei fehlgeschlagener Archivierung wegen eines Fehlers
ConfigWebNode	Archive_TargetUsermanagerName	Ziel-Dr.DOC-Benutzerverwaltung Pfad zur Usermanager *.BVD Datei
ConfigWebNode	Archive_TargetArchiveName	Ziel-Dr.DOC-Archiv Archiv-Name oder vollständiger Pfad zur KOMM\SERVER\*.da Datei Wenn das Ziel-Archiv leer ist (nicht angegeben wird), wird die magische KI Archivierung gestartet. https://drdoc.com/node/de/products/web/doku/ai-kuenstliche-intelligenz
ConfigWebNode	Archive_TargetFieldPreselectionName	Anzuwendende Feldvorbelegung beim Erstellen des Datensatzes im Archiv "Archive_Target_ArchiveName" bzw. dem Archiv, welchges die magische Archivierung gewählt hat. Die IMAP E-Mail-Archivierung wendet die Feldauswahl für Feldvorbelegung, sofern gesetzt, immer und überschreibend vor der Archivierung aus. Es können mehrere Feldvorbelegungen angegeben werden, mit ";" separiert. Dynamisch: Über die gesetzten Feldwerte, u.a. aus der Feldvorbelegung und den übernommenen E-Mail Feldern (z.B. ASCII Import-Definition "DD_EMAIL"), kann eine rekursive Archivierung/Document Encoder dynamisch getriggert werden. Statisch: Alternativ kann direkt ein Name für einen Document Encoder für rekursive Archivierung angegeben werden, z.B. config/recursive/RE PDF CreateDocument Bei der direkten Angabe eines Document Encoders, wird dieser gewählt, unabhängig davon, ob Enabled: true/false; es wird nur auf den Prototype bzw. den Dateityp geprüft.
ConfigWebNode	Archive_TargetDuplicate	Gibt an, wie Dubletten beim Erstellen eines Dokuments behandelt werden sollen: "Drop": Dubletten verwerfen "Replace": Dubletten ersetzen (Feldwerte können gelöscht werden) "Change": Dublette ändern (nur gesetzte Feldwerte werden übertragen)	Drop, Replace, Change
ConfigWebNode	OAuth2_ClientId	MS 365 / AAD: Bei eigener Entra ID App: "Overview" -> "Aplication (client) ID" Oder die Standard Dr.DOC Entra ID App: ed7294b0-38c4-4641-8392-5b9f58c99c16
ConfigWebNode	OAuth2_ClientSecret	MS 365 / AAD: "Certificates & secrets" -> "Client secrets" -> "+ New client secret": Text in Spalte "Value" abspeichern. Kann leer bleiben, wenn die Standard Dr.DOC Entra ID App (OAuth2_ClientId ed7294b0-38c4-4641-8392-5b9f58c99c16) verwendet wird.
ConfigWebNode	OIDC_DiscoveryUrl	MS 365 / AAD: https://login.microsoftonline.com/common/v2.0/.well-known/openid-configuration
ConfigWebNode	OAuth2_Scope	MS 365 / AAD: "API permissions" -> "+Add a permission": openid email profile offline_access https://outlook.office.com/IMAP.AccessAsUser.All https://outlook.office.com/SMTP.Send Alternativ: https://outlook.office.com/.default Oder in älteren Konfigurationen: https://ps.outlook.com/.default

1. Hinweise und Anleitung zu Microsoft Office 365

Microsoft 365 benötigt einen OAuth2 Login.

Dafür haben wir die MS Entra ID App "Dr.DOC Web IMAP E-Mail-Archivierung" bereitgestellt.

1.1. Option A (Empfehlung): Entra ID App Dr.DOC Web IMAP E-Mail-Archivierung

1. Web-Browser lokal auf der Dr.DOC Web Server Maschine starten (wegen Auth Flow umleitung an localhost!)
2. Als Administrator User "PUBLIC" im Dr.DOC Web anmelden
3. Navigieren Sie zu: Menü -> Eintellungen -> E-Mail-Konten -> Email-Konto hinzufügen/bearbeiten
4. Geben Sie dazu folgende Eigenschaften an (Dr.DOC E-Mail Konto Einstellung):
   • E-Mail: <Konto E-Mail>
   • OIDC_DiscoveryUrl: https://login.microsoftonline.com/common/v2.0/.well-known/openid-configuration
   • OAuth2_ClientId: ed7294b0-38c4-4641-8392-5b9f58c99c16
   • OAuth2_Scope: openid email profile offline_access https://outlook.office.com/IMAP.AccessAsUser.All https://outlook.office.com/SMTP.Send
   • Hostname: outlook.office.com
   • Beispiel:
5. Klicken Sie auf den OIDC/OAuth2 Aktivierungs Link, um den Public Auth Flow zu starten. Alternativ: Schauen Sie in den Logs nach (z.B. via SMTP Logs via E-Mail, oder configs/logs.txt, oder Eintellungen->E-Mail-Konten->Konto->Logs) und klicken Sie auf den Link, um den Public Auth Flow zu starten: "OAuth2/OIDC Authentifizierung erforderlich. Die OIDC/OAuth2-Schnittstelle "config/email-account/demo/ArchivMagic" muss neu autorisiert werden. Bitte klicke auf diesen Link und logge dich ein [Link]"

Public Auth Flow - Berechtigung erteilen:

Der Auth Flow leitet Sie auf Ihrer Dr.DOC Web Seite um - Fertig!
Sollte der Redirect im Web-Browser auf http://localhost/node/system/oidc-callback nicht funktionieren, tragen Sie Ihren Hostnamen manuell ein, z.B. https://domain.com:443/node/system/oidc-callback

Für private E-Mail Accounts muss zusätzlich IMAP aktiviert werden (betrifft keine normalen Organisationskonten bei Unternehmen): outlook.com -> Einstellungen -> E-Mail -> Weiterleitung und IMAP -> POP und IMAP: Geräte und Apps die Verwendung von IMAP gestatten. [Check]

1.1.1. Optional: Versenden von E-Mails MS 365 aktivieren (SMTP aktivieren)

1. Microsoft 365 admin center öffnen: https://admin.microsoft.com/
2. Users -> Active Users
3. User auswählen
4. Im User Panel: Tab "E-Mail" anklicken
5. "E-Mail-Apps verwalten" anklicken
6. "Authentifiziertes SMTP" anhaken

##### 1\.2\. Option B: E-Mail IMAP App manuell hinzufügen in Microsoft Entra ID

Anbei eine Anleitung, wie man im Microsoft Entra ID/Azure Active Directory eine IMAP App registriert.

1. Microsoft Azure Active Directory IAM (AAD IAM starten und App hinzufügen mit IMAP Rechten)
   Siehe dazu:
   https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/quickstart-register-app
   1. https://portal.azure.com/#view/Microsoft\_AAD\_IAM/ActiveDirectoryMenuBlade/\~/Overview
      1. Register new App (+): https://portal.azure.com/#view/Microsoft_AAD_RegisteredApps/CreateApplicationBlade/isMSAApp~/false
      2. "Authentication"
         1. "Platform configuration", "+ Add a platform" -> "Mobile and desktop applications"
            Redirect URIs: http://localhost und http://localhost/node/system/oidc-callback
         2. "Advanced settings" -> "Allow public client flows": Yes
      3. "Certificates & secrets" -> "Client secrets" -> "+ New client secret": Text in Spalte "Value" abspeichern
      4. "API permissions" -> "+Add a permission" (mit "*" sind optional, wenn E-Mails auch versendet werden sollen)
         1. API "Microsoft Graph" -> "Delegated permission"
            1. OpenId permissions
               1. email
               2. offline_access
               3. openid
            2. SMTP
               1. * SMTP.Send
            3. User
               1. User.Read
            4. IMAP
               1. IMAP.AccessAsUser.All
         2. API "Office 365 Exchange Online" -> "APIs my organization uses" -> search "Office 365 Exchange Online" -> "Application permissions"
            1. IMAP
               1. IMAP.AccessAsApp
            2. Mail
               1. * Mail.Read
               2. * Mail.Send
            3. SMTP
               1. * SMTP.SendAsApp
         3. Check "Grant admin consent for <Tenant-Name>"
         4. 
      5. Besitzer der App festlegen via Menü "Owners"
      6. Evtl.: Benutzer der App hinzufügen:
         1. https://portal.azure.com/?feature.msaljs=true#view/Microsoft_AAD_UsersAndTenants/UserManagementMenuBlade/~/AllUsers
         2. Benutzer wählen
         3. "Authentication methods" ->
      7. "Overview" Access Points abspeichern (siehe 2. unten)
         1. Application (client) ID
         2. Directory (tenant) ID
2. In den Einstellungen für E-Mail-Archivierung folgenden Eigenschaften setzen:
   • OAuth2_ClientId = siehe "Overview" -> "Aplication (client) ID"
   • OAuth2_Authority = siehe "Overview" -> "Directory (tenant) ID": https://login.microsoftonline.com/<Dierctory (tenant) ID>/oauth2/v2.0/authorize
   • OAuth2_Scopes = siehe "API Permissions":
     • openid
email
offline_access
https://outlook.office.com/IMAP.AccessAsUser.All
   • OAuth2_Secret = siehe "Certificates & secrets" -> "Client secrets"