E-Mail-Archivierung

Hinweis:

Mit Dr.DOC gibt es drei E-Mail-Archivierungs-Möglichkeiten. In dieser Doku geht es um die E-Mail-Archivierung via Dr.DOC Web.

Produkt	Modul	Besonderheiten
Dr.DOC Netzwerk (C/S)	Dr.DOC Outlook Plugin	Vorgangsbezogene (oder automatische) Archivierung in MS Outlook/Plugin via Dr.DOC Netzwerk Client
Dr.DOC Netzwerk (C/S)	Dr.DOC Server Import	Automatisierte Archivierung am Dr.DOC Netzwerk Server via Dateiimport
Dr.DOC Web	Dr.DOC Web E-Mail-Archivierung (IMAP)	Automatisierte, regelbasierte Archivierung am Dr.DOC Web Server via IMAP

Ziel der E-Mail-Archivierung via IMAP ist es, E-Mails automatisiert (unbeaufsichtigt) und regelbasiert zu archivieren. Um die E-Mail-Archivierung regelbasiert zu steuern, werden folgende Einstellungen im Dr.DOC Web Konfigurationsarchiv „node“ ausgelesen:

Type: EmailAccountConfigWebNode Name: config/email-account/<E-Mail-Account-Name>

Beispel: Name: config/email-account

Die Einstellungen werden beim Start des Dr.DOC Web Servers neu geladen. Damit eine Änderung wirksam wird, muss unter Dr.DOC Web/Einstellungen/E-Mail-Archivierung/Button "Einstellungen neu laden" geklickt werden.

Ändern der Berechtigungen: Aus Sicherheitsgründen sollte der Node Config Datensatz nur für den Server und berechtigte Administratoren zugreifbar sein, indem der User auf "System-Group" gesetzt wird.

Eine Vererbung über den Prototype-Namen ist möglich; z.B. auf config/email-account, um bestimmte Einstellungen für alle Konten anzuwenden. Wenn Property Values aus dem Prototype geladen werden sollen, muss das „Inherit“ Flag in der Property gesetzt sein. Damit ist es möglich, die Einstellungen, die für alle User gültig sind, in den Node "config/email-account" abzuspeichern und in den Konten-Nodes (z.B. "config/email-account/mustermann") den Prototype Name auf "config/email-account" setzen und nur die Properties zu setzen, die überschrieben werden sollen (z.B. "Email", "Password", "Archive_SourceImapFolders", "Archive_Target_FieldPreselectionName").

Alle Properties haben den Type "ConfigWebNode".

Microsoft Office 365

Microsoft 365 benötigt einen OAuth2 Login. Das ist leider unnötig kompliziert.

1. Microsoft Azure Active Directory IAM (AAD IAM starten und App hinzufügen mit IMAP Rechten) Siehe dazu: https://learn.microsoft.com/en-us/entra/identity-platform/quickstart-register-app
   1. https://portal.azure.com/#view/Microsoft\_AAD\_IAM/ActiveDirectoryMenuBlade/\~/Overview
      1. Register new App (+): https://portal.azure.com/#view/Microsoft\_AAD\_RegisteredApps/CreateApplicationBlade/isMSAApp\~/false
      2. "Authentication"
         1. "Platform configuration", "+ Add a platform" -> "Mobile and desktop applications" Redirect URIs: "http://localhost"
         2. "Advanced settings" -> "Allow public client flows": Yes
      3. "Certificates & secrets" -> "Client secrets" -> "+ New client secret": Text in Spalte "Value" abspeichern
      4. "API permissions" -> "+Add a permission" (mit "*" sind optional, wenn E-Mails auch versendet werden sollen)
         1. API "Microsoft Graph" -> "Delegated permission"
            1. OpenId permissions
               1. email
               2. offline_access
               3. openid
            2. SMTP
               1. * SMTP.Send
            3. User
               1. User.Read
            4. IMAP
               1. IMAP.AccessAsUser.All
         2. API "Office 365 Exchange Online" -> "APIs my organization uses" -> search "Office 365 Exchange Online" -> "Application permissions"
            1. IMAP
               1. IMAP.AccessAsApp
            2. Mail
               1. * Mail.Read
               2. * Mail.Send
            3. SMTP
               1. * SMTP.SendAsApp
         3. Check "Grant admin consent for <Tenant-Name>"
      5. Besitzer der App festlegen via Menü "Owners"
      6. Evtl.: Benutzer der App hinzufügen:
         1. https://portal.azure.com/?feature.msaljs=true#view/Microsoft\_AAD\_UsersAndTenants/UserManagementMenuBlade/\~/AllUsers
         2. Benutzer wählen
         3. "Authentication methods" ->
      7. "Overview" Access Points abspeichern (siehe 2. unten)
         1. Application (client) ID
         2. Directory (tenant) ID
2. In den Einstellungen für E-Mail-Archivierung folgenden Eigenschaften setzen:
   • OAuth2_ClientId = siehe "Overview" -> "Aplication (client) ID"
   • OAuth2_Authority = siehe "Overview" -> "Directory (tenant) ID": https://login.microsoftonline.com/<Dierctory (tenant) ID>/oauth2/v2.0/authorize
   • OAuth2_Scopes = siehe "API Permissions":
     • openid email offline_access https://outlook.office.com/IMAP.AccessAsUser.All
   • OAuth2_Secret = siehe "Certificates & secrets" -> "Client secrets"

Variante A: Als Desktop App starten

1. Die App DrDoc.WebServerService.exe als normale Anwendung starten und nicht als Dienst
2. Es erscheint im Console Fenster eine Meldung "Device Code [...]". Bitte kopieren Sie den Link daneben in den Webbrowser und geben Sie den Code im Webbrowser ein. Alternativ: Es öffnet sich automatisch ein Web Browser Fenster.
3. Bitte mit entsprechendem Konto anmelden, um der E-Mail-Archivierung die nötige Berechtigung zu erteilen.
4. Wenn die Anmeldung erfolgreich war, kann Dr.DOC Web wieder als Dienst verwendet werden.

Variante B: PowerShell Script als Admin:

$AppId = "32d78307-96a6-4d33-k871-7d65d7ae345d"
$TenantId = "485ed665-e9ea-4569-xc67-4152462107fe"
$Email = "mail@drdoc.onmicrosoft.com"
$DisplayName = "Some principal name for IMAP/POP3"

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Import-module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -Organization $TenantId

# Install-Module -Name AzureAD
# Import-module AzureAD
# Connect-AzureAd -Tenant $TenantId

($Principal = Get-AzureADServicePrincipal -filter "AppId eq '$AppId'")
$PrincipalId = $Principal.ObjectId

# New-ServicePrincipal -AppId $AppId -ObjectId <OBJECT_ID>
New-ServicePrincipal -AppId $AppId -ServiceId $PrincipalId -DisplayName $DisplayName
 
Get-ServicePrincipal | fl

Add-MailboxPermission -Identity $Email -User $PrincipalId -AccessRights FullAccess